Salah satu sesi menarik di salah satu training tentang perubahan yang pernah saya ikuti adalah teknik negosiasi. Negosiasi sebenarnya sebelumnya didahului oleh beberapa materi dasar seperti leadership training, karakter karyawan, 7 habits dan negotiation skill. Hal ini sangat mendasar perlu diketahui tentang bagaimana membuat komunikasi yang efektif dan efisien.
Salah satu bagian yang penting dalam hal ini jika merujuk 7 Habits of Highly Effective People adalah begin with an end in mind. Atau sederhananya, memulai dari akhir. Lebih sederhananya lagi adalah, sebenarnya kita mau ngapain sih yang jadi target akhir. Tanpa kita mengetahui akhir dari sesuatu maka akan sulit melakukan negosiasi.
Mengenai tipikal dan karakter orang membantu untuk memberikan gambaran metode pendekatan dari orang tersebut. Sayangnya saya agak lupa mengenai hal ini, ada banyak karakter yang dulu di workshop yang saya ikuti, tapi ada beberapa tipe yang bisa sampaikan, misal 'tukang ngegas', yang ini selalu bersikap optimis dan selalu memungkinkan menggunakan dengan berbagai cara dan terbuka, tapi punya kelemahan terlalu banyak opsi dan cenderung tidak mudah mengambil keputusan. Ada pula tipe tukang ngerem, ini kebalikannya, selalu memberi alasan dengan kritis serta menjadi penghambat dalam pengambilan keputusan, ada pula tipe 'ramai' alias tukang celetuk, tipe ini sering melakukan interupsi meskipun apa yang ia interupsi bisa saja bersifat valid, dan lain-lain. Hal ini akan membuat cara melakukan pendekatannya berbeda satu sama lain.
Secara umum, negosiasi itu mengacu kepada beberapa hal mendasar yang harus dilakukan agar negosiasi bersifat efektif dan efisien.
Pertama, jujur. Negosiasi akan berjalan baik jika kita melakukan secara jujur. Sebagai contoh untuk memberikan sebuah solusi kepada pelanggan dengan cara melakukan penjualan barang yang kita miliki, misal, katakanlah anda menjual sepatu safety. Jika kebutuhannya bisa ditutup hanya dengan cara menjual sepatu yang hanya seharga 100 ribu, jangan pernah mengakali agar pelangggan membeli sepatu lain seharga 200 ribu. Kejujuran mahal harganya, sekaligus membuktikan apakah kita ini layak dipercaya atau tidak.
Kedua, bersikap seimbang. Dalam hal negosiasi, tidak akan pernah terjadi jika salah satu bersikap lebih superior dibandingkan yang lawannya. Tidak ada negosiasi antar pemilik otoritas dan orang yang tidak memiliki otoritas. Apakah hal ini berarti atasan selalu menang? Sama sekali bukan !!! Jika dalam melakukan negosiasi meski kepada atasan atau kepada orang yang dianggap lebih memiliki otoritas, maka yang harus dilakukan adalah sikap memiliki keseimbangan antara orang yang melakukan negosiasi dan orang yang dinego. Jika kita melakukan proposal, maka kita memposisikan diri pada posisi orang yang memiliki otoritas. Misal, negosiasi dalam hal hutang piutang, kita menjadi negosiator, maka saat melakukan negosiasi harus dijelaskan batasan oleh si pemilik piutang untuk dapat mengambil keputusan dengan batas tertentu. Jika tidak ada batas, maka negosiasi menjadi hilang, kita hanya berfungsi sebagai juru bicara, bukan negosiator. Memposisikan diri berbeda dengan mengambil alih, memposisikan diri artinya kita menghargai diri kita sebagai lawan yang seimbang. Jika kita memposisikan diri sebagai lawan underdog, maka yang terjadi adalah salah satu pihak 'menindas' atau 'memohon/membujuk' yang lain, bukan melakukan posisi tawar.
Ketiga, mencari titik persamaan. Dalam hal melakukan negosiasi, bagian yang harus dilakukan adalah 'mendengar' dari sudut pandang orang lain dan melupakan prinsip kita sendiri. Dengan demikian, maka kita bisa mengerti mengapa orang lain melakukan sesuatu atau alasan yang jelas atas perilaku mereka. Hal yang sama juga harus disampaikan kepada pihak yang dinegosiasi untuk melakukan hal yang sama. Hal ini perlu dilakukan dari awal sekali melakukan negosiasi. Dengan demikian maka untuk mencari titik yang sama akan mudah dilakukan.
Keempat, fokus pada penyelesaian. Umumnya, untuk melakukan negosiasi, akan banyak sekali 'kembang' pembicaraan yang bercampur antara fakta, harapan, keinginan, dan ketidakmauan serta emosi. Fokuslah pada fakta dalam berbicara sehingga lebih mudah mencari penyelesaian. Dalam hal ini, terkadang kita perlu agak saklek dalam berbicara, karena negosiasi seringkali melibatkan emosi. Penyelesaian yang baik bersifat win-win yang memberi solusi kemenangan untuk kedual belah pihak. Salah satu bagian penting adalah dengan cara bersikap fair dan jujur karena solusi tidak boleh memaksakan satu sama lain.
Kelima, jujur pada logika. Ini sangat penting. Misal, ketika menegosiasikan ternyata ada hal yang tidak tepat atas hak dan kewajiban, maka secara logika kita harus menempatkan pada posisi yang benar. Misal, jika dalam kontrak, anda membeli barang dengan incoterm franco gudang si A, sementara pelanggan anda minta barang sebelum dikirim harus diinspeksi oleh pihak ketiga, maka secara jujur anda tidak bisa meminta membebankan biaya inspeksi kepada si A karena tidak ada dalam perjanjian. Jika anda akan menegosiasikan agar menjadi beban si A, maka anda harus seimbang memberikan benefit kepada si A dengan logis, contohnya, anda meminta biaya 50% beban si A, tetapi memberikan penambahan kemudahan pembayaran atau menaikan down payment kepada A. Artinya,kita harus sadar bahwa kewajiban dan hak harus selalu seimbang dan harus jujur secara logis.
Keenam, ini soal pendekatan, semakin kita mengetahui karakter seseorang, maka akan lebih mudah melakukan pendekatan yang bersifat personal. Contoh, jika lawan anda orang Jawa, dan anda orang Sumatra, maka cobalah ikuti logat Jawa-nya. Jika ia suka berbicara dengan nada rendah pelan, usahakanlah berbicara dengan nada rendah dan kecepatan bicara yang lebih kurang sama dengan dia. Jika ia suka memegang kumis, maka sesekali dengan gerakan yang mirip menyentuh kumis/bibir anda sendiri seperti ia melakukannya. Jika ia sesekali menunjuk dengan telunjuk, maka sesekali ketika anda berbicara bisa menunjukkan telunjuknya, dan lain-lain. Apakah ini seperti mengolok-olok? Sama sekali tidak ! Dengan cara demikian, maka dari cara kecepatan berbicara, nada rendah atau tingginya, atau naik turunnya nada, maka hal ini akan memudahkan partner yang anda negosiasikan akan menjadi lebih mudah secara psikologis untuk menerima anda.
Ketujuh : stick to the rule. Apapun yang menjadi kesepakatan, jadilah orang yang jujur dan memegang teguh janji. Seandainya anda mengalami kesulitan lagi, maka tahapan dari awal seperti melakukan pendekatan, memahami satu sama lain, dan seterusnya, harus dilakukan dari awal lagi. Semakin sering anda melakukan negosiasi yang berulang-ulang atas hal yang sama, maka anda semakin tidak dipercaya. Maka hindari negosiasi yang bersifat pengulangan.
Terakhir, ini pengalaman yang saya dapatkan dari rekan-rekan saya : ketika melakuan pengambilan keputusan, jangan pernah lebih dari 5 menit untuk melakukan decision/keputusan. Semakin lama anda melakukan timbang sana timbang sini, semakin menunjukkan karakter anda yang plin plan. Jika pada saat itu tidak dapat diputuskan, lebih baik anda tidak melanjutkan negosiasi, dan ngobrolah ngalor ngidul yang lain, lalu tinggalkan tempat negosiasi, datanglah lagi setelah anda beri jeda waktu.
Demikian kiranya, disarikan dari berbagai sumber seperti traing-training yang pernah saya ikuti, pengalaman dan sharing dari teman-teman.
wassalam ww
--Adi Nugroho Resto d'Pitik www.dpitik.com Enaknya Nampoolllzzz... Yummmzzz...
